Que a comunicação interna é fundamental para as empresas já não é uma novidade para ninguém, não é mesmo? Já comentamos aqui no blog, também sobre a importância de mensurar os resultados desse conjunto de ações. É através dessa medição que conseguimos avaliar o sucesso ou possíveis gargalos e direcionar as iniciativas do setor. Agora, como criar um relatório de comunicação interna? É isso, que falaremos no artigo de hoje.
Um relatório bem elaborado é uma das melhores maneiras de entender como está o desenvolvimento das atividades realizadas pela empresa, que ações devem ser feitas, quais os pontos fortes e quais aqueles que precisam ser melhorados, para garantir um resultado positivo. Afinal, os dados que eles apresentam são essenciais para que decisões sejam adotadas de forma clara e objetiva, sem correr riscos desnecessários.
Por que mensurar dados da comunicação interna é importante?
Sabemos que é essencial para a saúde de qualquer empresa estar sempre analisando os resultados de suas atividades, acompanhando e gerenciando informações relevantes para a instituição, como entradas, saídas, receitas, despesas e demais dados. Porém, quando falamos de comunicação interna a análise de resultados ainda é muito pouco discutida. Isso porque é comum as ações da CI serem entendidas somente como um custo fixo da companhia, e não como um investimento que trará diversos benefícios como retorno.
Como todos os outros setores, a CI necessita ser monitorada e ter seus resultados mensurados. Essa análise é essencial, pois é através dela que decisões são tomadas de forma mais assertiva e eficiente. Não adianta apenas investir em comunicação interna, é preciso saber no que tem se investido e quais são, de fato, os resultados desse investimento. Só assim as ações da comunicação interna serão implementadas de maneira efetiva, e obterão os melhores resultados para a corporação. Com esses resultados em mãos você deixa de trabalhar com incertezas e começa a lidar com fatos. Portanto, poderá focar em desenvolver melhorias em práticas que não tem obtido os resultados esperados, ou aquelas que ainda não tenham tido um bom desempenho.
Além disso, mensurar as ações de comunicação interna é fundamental para que as práticas da CI possam ser defendidas junto aos gestores da empresa. Quando conseguimos provar, por meio de dados concretos, os resultados das ações de CI fica muito mais fácil convencer os decisores que a comunicação interna é um fator determinante para a companhia e deve receber mais investimentos.
Como utilizar relatórios para mensuração de resultados?
Quando se planeja e se coloca em prática determinada atividade em uma instituição, é fundamental acompanhar seu desenvolvimento, para que se entenda se as ações praticadas estão alinhadas com o plano traçado. Uma das melhores maneiras para fazer esse acompanhamento e levantamento de resultados é utilizando relatórios.
O documento é um recurso capaz de responder diversas perguntas acerca das medidas que vêm sendo implementadas pela organização. Através de gráficos e demonstrações claras dos dados obtidos de diversas fontes, é possível conhecer de forma concreta o que vem sendo feito e quais são os frutos que determinada ação vem trazendo para a empresa. Além disso, é por meio dos relatórios que se obtém novas métricas e indicadores para facilitar o gerenciamento e o entendimento de diversas situações e problemas.
É importante ressaltar que para um relatório ser realmente eficiente, ele deve fundamentalmente, responder às perguntas que você necessita e fornecerem dados que sejam relevantes para seu negócio. Abaixo, listamos algumas dicas de como criar um bom relatório de Comunicação Interna, confira:
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Saiba quais perguntas você precisa que o relatório responda:
Para que seu relatório ofereça as respostas que precisa é necessário que você saiba exatamente o que quer compreender através dos números. Portanto, é importante escolher perguntas que realmente façam sentido para entender como anda a comunicação interna de sua empresa.
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Dado x Informação:
Tenha em mente que dados são diferentes de informações. Ou seja, o que importa para quem vai ler? Pense quais dados realmente são necessários para você e que informação esse dado resulta. É comum querer colocar diversos números em um relatório, porém é essencial que esse número diga alguma coisa e se transforme em um conhecimento relevante para a empresa.
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Cruze informações:
Uma das melhores maneiras para fazer com que o relatório gere conhecimento, é realizando o cruzamento de informações. Portanto, fazer inferências, comparações e agrupamentos de dados, é uma das formas mais eficientes para transformar um dado em uma informação. E com isso, transformar essa informação em um conhecimento válido para a organização.
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Seja objetivo e claro:
Para que os relatórios cumpra um dos seus principais objetivos, é fundamental que ele ofereça informações que sejam claras e objetivas. Por isso, é importante que os dados coletados com o documento gerem o entendimento sobre determinada ação da CI, e que esse entendimento facilite a execução de novas ações. Lembrando que um dos principais objetivos do documento, e de mensurar os resultados da comunicação interna é: poder tomar decisões de uma forma ágil e assertiva.
A plataforma Intranet Now, conta com dados que auxiliam a empresa a entender como tem sido o comportamento dos colaboradores dentro do canal de comunicação. A solução permite que a organização conte com diversos tipos de relatórios como: páginas mais visualizadas, buscas mais frequentes, usuários mais ativos, conteúdos mais acessados, entre outras informações importantes para compreender a efetividade da estratégia adotada pela empresa.
Com esses dados é possível descobrir diversos problemas e descobrir insights para que a estratégia seja mais eficiente. Um caso em que podemos utilizar um relatório disponível no Intranet Now para descobrir um problema, por exemplo, é utilizando o relatório de buscas mais realizadas sem resultados. Imagine um cenário onde diversos colaboradores buscam por um conteúdo em sua intranet e não encontram o resultado esperado. Através do relatório, sua empresa conseguiria entender que o assunto é importante para os colaboradores e que vem sendo muito buscado, e assim poderia disponibilizar este conteúdo na plataforma.
Um outro cenário no qual o uso do relatório seria muito útil para a comunicação interna, seria conhecendo o comportamento de determinado grupo da empresa na intranet. Com um dos relatórios do Intranet Now, é possível descobrir o número de visualizações de uma página por um grupo específico. Assim, se um setor de sua empresa visualiza menos o canal, você poderá criar conteúdos que sejam mais relevantes para este grupo, fazendo assim que o acesso dele na plataforma aumente.
Como vimos, utilizar relatórios para mensurar resultados é uma prática fundamental para o acompanhamento das ações da comunicação interna. Sabemos que a CI é um conjunto de atitudes que faz grande diferença para toda corporação. Porém, adotar tais medidas sem que seja feito um acompanhamento regular é algo que pode prejudicar o sucesso das mesmas. Por isso, o uso do recurso é um ato que aumenta o desempenho das condutas implementadas pelo setor. O documento oferece respostas fundamentais para auxiliar na tomada de decisões corretas, que garantam que a instituição obtenha os resultados desejados.
E na sua empresa, já utilizam relatórios de comunicação interna? Conte para gente nos comentários!