Sabemos que nos dias atuais o tempo é um dos recursos mais valiosos para as empresas. Por isso, cada vez mais as organizações buscam mecanismos para administrar melhor o seu tempo. Neste sentido, evitar que erros aconteçam é uma das melhores maneiras para garantir que não haja um desperdício deste recurso, não é verdade?
Já falamos aqui no blog, que fazer uso de processos internos em sua organização é uma forma de garantir enormes ganhos em produtividade, evitando falhas e retrabalhos. O que muita gente ainda não sabe, é que mesmo naquelas companhias que já existem processos estruturados e definidos é possível fazer com que eles sejam otimizados, o que fará com os mesmos realmente tragam resultados para as empresas. Quer saber dicas de como podemos maximizar os resultados dos processos internos em sua corporação? Então continue conosco, pois é isso que falaremos no artigo de hoje.
O que são processos internos?
Como sabemos, somos acostumados a lidar com processos desde muito cedo, isso acontece por que quando já temos em mente o que é preciso fazer para resolver um problema ou adversidade, nossa ação perante aquele problema será muito mais rápida e efetiva, por isso alinhar processos é fundamental para que as organizações consigam evitar perda de tempo com assuntos já conhecidos.
De uma forma bem genérica, os processos são as atividades realizadas para transformar uma entrada numa saída — ou seja, a sequência lógica de tarefas executadas para que um objetivo seja alcançado. Dessa forma, processos internos podem ser definidos como um conjunto de atividades que os colaboradores precisam seguir para chegar há um determinado objetivo. Esse objetivo pode ser a produção de um produto, a prestação de um serviço ou, até mesmo, efetuar uma venda. Portanto, processos internos são procedimentos recorrentes que precisam ser realizados em sua empresa.
Por que a otimização de processos é importante?
Independentemente do ramo de atuação, uma empresa conta com diversos processos internos, que precisam fluir bem para que tudo funcione como planejado. Para se ter uma ideia, eles impactam nas relações com clientes, fornecedores e com o mercado de modo geral. Esses processos internos podem ser entendidos como os caminhos percorridos na instituição de forma contínua e sistemática. São produtos que entram e saem, procedimentos administrativos, dentre outros. É por isso que torná-los mais eficientes reflete positivamente em todos os aspectos.
A otimização e melhoria de processos internos são de grande importância para que a sua empresa evite gastos desnecessários com produtos excessivos no estoque, por exemplo. Ou então, para que se possa reduzir o tempo gasto em determinado serviço, gerando um ganho enorme de produtividade e eficiência. Otimizar os processos de trabalho é o objetivo de qualquer gestor, empresário ou empreendedor. Afinal, a melhora nesse quesito significa ganho de tempo nas atividades, aumento de produtividade e redução de custos, o que é o objetivo de toda organização.
São por esses e outros motivos que grandes empresas investem em conhecimento e mão de obra qualificada para chegar a um denominador comum na melhoria de processos. Além disso, a melhoria do desempenho de uma empresa passa, inegavelmente, pela melhoria de seus processos internos.
Dicas para a otimização dos processos internos de sua empresa
Como vimos, a otimização dos processos é sem dúvida uma atitude que trará diversos ganhos para a organização. Entendido a sua importância para a empresa, chegou a hora de falarmos quais atitudes podem ser tomadas para garantir que os processos realmente tragam resultados significativos para a instituição, abaixo listamos algumas dicas que podem ser tomadas para que seus processos funcionem e realmente se tornem um aliado do seu negócio, confira:
- Mapeie os processos de sua organização:
Antes de pensar em estratégias para melhorar seus processos internos, é necessário conhecê-los bem. Por isso, o primeiro passo deve ser fazer um levantamento de quais processos são esses. Sendo assim, liste todos eles, com os colaboradores responsáveis por cada um e os principais objetivos esperados. Dessa forma, fica mais fácil identificar possíveis falhas e o que precisa, de fato, ser otimizado.
- Integre os departamentos o máximo possível:
Integrar colaboradores e departamentos é essencial para melhorar os processos de sua empresa. Isso porque sua companhia é composta por diversos setores e esses não devem ser analisados de uma forma específica e isolados, mas sim como peças de uma engrenagem. Diversos processos em sua organização podem depender da atuação de dois ou mais setores da sua companhia, por isso garantir que as equipes mantenham uma boa relação e uma sinergia entre si, é fundamental para que seus processos internos funcionem de fato.
- Monitore seus processos:
Uma das melhores maneiras de garantir que os processos internos estejam de acordo, é fazendo um constante acompanhamento dos mesmos. Mas, diferente de outros planejamentos, quando a supervisão é feita pouco tempo depois da aplicação, numa melhoria de processos o monitoramento deve ser constante e bem de perto, pois é isso que irá garantir que os processos estejam funcionando da maneira como a empresa espera.
- Ofereça treinamentos para seus colaboradores:
Outra atitude fundamental para que os processos funcionem de acordo com que a empresa espera é realizando constantes treinamentos para que os colaboradores estejam sempre alinhados com os processos da corporação. Neste sentido, contar com uma Wiki que armazene e dissemine o conhecimento na empresa, e permita que novos colaboradores consigam se auto capacitar, é uma excelente atitude.
- Utilize a tecnologia como uma grande aliada:
Contar a tecnologia para a otimização dos processos internos de sua empresa, é sem dúvida uma atitude que trará bastantes resultados. Isso porque, com os recursos da tecnologia muitas atividades passem a ser realizadas de forma automática. Isso ajuda a reduzir o risco de erros, dá mais segurança aos dados, aumenta a agilidade na execução das atividades e otimiza a produtividade.
Além disso, a tecnologia tem o poder de centralizar diversos processos da sua empresa. Aqui na Lumis, muitos processos internos são centralizados em nosso ambiente de intranet, o que torna fluxo para atendimento daquele procedimento muito mais eficiente. Por exemplo, nossas solicitações de materiais, podem ser feitos diretamente da plataforma. Isso garante que nenhuma informação seja perdida, como pode acontecer se fosse enviado diretamente para uma pessoa. Ou seja, mesmo que a pessoa responsável por fazer este serviço não receba a solicitação, o setor responsável ficará ciente que existe aquela solicitação para ser atendida.
Como vimos, com algumas atitudes é possível maximizar os resultados dos processos internos de sua empresa. São através desses processos que sua organização conseguirá garantir que tudo sai como o planejado, evitando desperdício de tempo, gastos e possíveis retrabalhos com falhas que os colaboradores podem evitar fazendo uso de processos. Mas e em sua empresa, existe alguma outra medida para melhorar os processos internos da companhia, conte para gente e deixe seu comentário!