Já falamos aqui no blog como, nos dias atuais, o tempo é um dos maiores recursos das organizações. Com o fluxo de informações cada vez maior e o dia a dia de trabalho cada vez mais acelerado, conseguir administrar o tempo e aumentar a produtividade da equipe é uma das grandes preocupações das empresas. Neste sentido, definir e fazer uso de processos internos é uma alternativa que traz diversos ganhos para a instituição, gerando um ganho enorme em produtividade e eficiência. Mas você já sabe o que são processos internos e como eles podem ajudar sua empresa? Não? Então continue conosco, pois é sobre isso que falaremos no artigo de hoje!
De forma geral, lidar com processos é algo que faz parte do nosso cotidiano desde a infância, não é verdade? Desde muito cedo, somos ensinados a seguir protocolos ao acordar, levantar, tomar café, enfim, passamos por diversos processos para conseguir lidar com as rotinas do dia a dia. No ambiente corporativo não é diferente, lidar com processos funciona e traz resultados.
Qual a importância de processos internos para a empresa?
Para entendermos por que os processos internos são importantes para sua empresa, é fundamental, primeiro entendermos o que, de fato, são eles. Os processos internos podem ser definidos como um conjunto de atividades que os colaboradores precisam seguir para chegar há um determinado objetivo. Esse objetivo pode ser a produção de um produto, a prestação de um serviço ou, até mesmo, efetuar uma venda. Ou seja, são procedimentos recorrentes que precisam ser realizados em sua empresa. Em outras palavras, ações contínuas que acontecem dentro de uma determinada organização, que siga uma sequência lógica e pré-definida em busca de um objetivo comum podem ser caracterizadas como processos internos.
Processos internos, são utilizados para otimizar atividades, evitando retrabalhos e desperdícios de dinheiro ou tempo. A estratégia visa garantir uma melhora na gestão das tarefas da organização, manter o controle e a organização de tarefas realizadas frequentemente pelos funcionários. Mas, além disso, seu objetivo principal é melhorar continuamente a produtividade dos processos.
Agora que já sabemos o que são os processos internos já é possível imaginar o motivo deles serem tão importantes para as organizações, não é mesmo? Bom, em uma organização para que tudo ocorra como esperado é fundamental que existam processos. Definir processos internos é um modo de garantir que a rotina de trabalho seja organizada e todos os colaboradores saibam exatamente como realizar suas funções, sem a necessidade de consultar seus colegas ou gestores. Quando ocorre falta de processos, a gestão do tempo se torna ineficiente, o que gera uma queda na produtividade e na eficiência dos seus funcionários.
Imagine o seguinte cenário, um colaborador não sabe como dar prosseguimento a uma atividade rotineira de sua empresa, neste caso o mesmo necessitaria recorrer a um colega que soubesse como desenvolver o trabalho. Com isso, ele estaria deixando de produzir o seu trabalho e ainda teria que interromper outro colaborador, para que o mesmo pudesse ajudá-lo. Pense em quantas vezes a definição de processos internos evitaria interrupções desnecessárias no ambiente de trabalho. É neste momento, que os processos internos tornam-se fundamentais para a instituição.
Os benefícios na definição de processos
A definição de processos internos está diretamente ligada com a produtividade. Sabemos, que os desejos de muitos gestores é que o nível de produtividade de sua equipe seja sempre elevado. Entretanto, diversos fatores contribuem para que isso não aconteça. A não definição de processos internos é um deles e pode ser facilmente reversível. É importante lembrar que não tem como aumentar a produtividade de um negócio sem que os processos internos estejam alinhados e não exista repetição de atividades desnecessárias ou retrabalhos. A adoção de processos internos é uma prática que traz grandes benefícios para as organizações. Abaixo, listamos algumas das principais vantagens que a definição de protocolos pode gerar em sua empresa, confira:
- Aumento na produtividade:
A principal vantagem que a definição de processos internos traz para as empresas é na produtividade. Manter processos internos definidos é um modo de evitar o desperdício de tempo e retrabalho em sua organização. Além disso, eles facilitam a rotina de trabalho em uma empresa, já que permite o monitoramento e o acompanhamento de tudo o que acontece.
- Integração entre equipes:
Ao definir processos internos em sua empresa, a integração entre os colaboradores e setores de sua empresa também pode ser beneficiada. Isso acontece porque, ao adotar processos internos os profissionais passam a trabalhar em conjunto com outros colaboradores. O foco em processos é eficaz porque as pessoas passam a atuar visualizando o todo, não apenas a sua tarefa.
- Maior agilidade na tomada de decisões:
Um dos principais benefícios ao adotar processos internos é no ganho em agilidade para a tomada de decisões. Imagine a redução de tempo que seus funcionários teriam se conseguissem consultar todos os procedimentos, ou até mesmo um guia, do que fazer para resolver determinadas tarefas. Neste sentido, fazer uso de ferramentas como intranets, onde exista a possibilidade É isso que uma cultura de gestão de conhecimento traz.
- Maior qualidade no produto ou serviço:
Definir procedimentos para a realização de atividades em sua empresa é uma maneira de também garantir a qualidade do serviço de seus colaboradores. Isso acontece porque ao manter processos internos eficientes, as tarefas passam a ser realizadas em conformidade com as normas estabelecidas pela empresa. Com isso, a tendência é que a falta de padrão na entrega das atividades diminua, da mesma forma que a satisfação de seus clientes aumente.
- Reduz custos:
Conseguir reduzir custos é um desejo almejado por todas as organizações. Definir e manter processos internos em sua empresa é uma das melhores maneiras de evitar que a companhia tenha gastos desnecessários. Isso porque, a gestão de processos permite que seja feito um controle das atividades e do tempo que cada funcionário gasta para realizar uma tarefa, o que reduz gastos com o tempo ocioso dos funcionários.
Como vimos, a definição de processos internos é uma atitude que irá trazer diversos benefícios para a organização. Além de ser fundamental para garantir um alto nível de produtividade em sua empresa, a prática gera padronização de processos, faz com que as atividades sejam aprimoradas, aumenta a qualidade dos produtos e serviços da empresa, e reduz falhas e despesas de gestão. Mas e em sua empresa, já existem processos internos definidos? Deixe seu comentário e conte para gente como a definição de processos é importante para sua organização.