Não é novidade para ninguém que a tecnologia mudou a forma como as empresas lidam com seus processos e rotinas. Mais do que isso, ela é responsável por uma verdadeira revolução na forma como os colaboradores atuam em seu dia a dia. No último ano isso ficou ainda mais evidente, com a necessidade de milhares de pessoas atuarem de forma remota em seus trabalhos por conta da pandemia do covid-19. Mas esse é um movimento que já vem acontecendo a um longo tempo no mercado, graças às plataformas de Digital Workplace. Quer saber mais sobre o assunto e descobrir como essas plataformas podem ajudar sua empresa a aumentar a produtividade da sua equipe? Então continue conosco, pois falaremos sobre isso nesse post.
Entenda o que é Digital Workplace
Antes de mais nada é preciso ter em mente que Digital Workplace é um conceito amplo, onde há diferentes definições no mercado. O mais importante é entender que esse conceito vai além de somente recursos tecnológicos. Podemos dizer que ela na verdade representa um modelo de gestão, que possibilita que os profissionais de uma empresa atuem de forma remota. Mas na prática vai além disso, em suma, o digital workplace usa a tecnologia para otimizar processos que irão facilitar consideravelmente o trabalho dos colaboradores no ambiente corporativo.
Portanto, Digital Workplace, também conhecido como escritório digital, é um conjunto de práticas que se apoiam no uso de recursos tecnológicos com objetivo de facilitar a rotina dos colaboradores, contribuindo para o aumento do engajamento, colaboração e produtividade dos profissionais. Em outras palavras, Digital Workplace é um verdadeiro ambiente virtual, possibilitado pela união de tecnologias e ferramentas específicas, permitindo que uma pessoa possa trabalhar de qualquer lugar – ou seja, de forma remota – na hora que precisar e usando qualquer dispositivo.
Dessa forma, Digital Workplace é um conceito para se referir às empresas que alinham tecnologia, funcionários e processos internos, com objetivo de aumentar a eficiência operacional da organização. Ou seja, é um sistema de gestão criado com objetivo de ser o complemento virtual do espaço físico do escritório, isso inclui qualquer dispositivo, software ou plataforma que os funcionários usam para executar seus trabalhos.
3 Mitos comuns sobre Digital Workplace
Quando falamos em Digital Workplace é comum nos depararmos com alguns mitos que permeiam o tema. Muita gente ainda confunde o conceito dessa estratégia com diversas abordagens de forma equivocada. Pensando nisso, listamos abaixo alguns desses principais mitos que podem surgir quando tratamos do assunto, confira:
- Digital Workplace é o mesmo que uma intranet:
Um dos principais mitos que existem sobre o assunto é a confusão que acontece entre Digital Workplace e as plataformas de Intranet. Embora possam ser utilizadas de forma complementar, elas não são a mesma coisa. A intranet é uma rede privada que só pode ser acessada por funcionários que tenham acesso autorizado. Podendo ser utilizado para centralizar processos, informações e ser um canal de comunicação interna de uma companhia. Já o Digital Workplace se refere a todo ambiente virtual utilizado pelos colaboradores para a realização das suas atividades.
- Digital Workplace é uma coleção de aplicativos:
Essa é outra informação que pode ser considerada como um mito. Como falamos acima, é comum acharem que o Digital Workplace é composto por dezenas de aplicativos ou softwares, mas isso não é de fato uma verdade, pelo contrário. Isso porque, quanto mais aplicativos diferentes sua empresa utilizar, mais difícil será para seus colaboradores gerenciarem o trabalho. Portanto, uma plataforma de Digital Workplace é aquela que consegue centralizar o maior número de recursos para a realização das atividades dos profissionais.
- Um local de trabalho digital é uma ferramenta de colaboração:
Essa é outra informação que está equivocada. Apesar de contribuir muito para o aumento da colaboração da sua equipe, uma Digital Workplace é muito mais do que uma ferramenta especializada nessa tarefa. Ela na verdade ajuda as empresas a otimizarem seus processos, gerenciar projetos, automatizar tarefas e muito mais.
Conheça os benefícios do Digital Workplace
Bom, como vimos adotar uma Digital Workplace representa uma verdadeira revolução na maneira como as empresas lidam com seus processos. Quando bem planejado e executado, o investimento nesse modelo de gestão tende a trazer diversos ganhos para a organização. Para ficar mais fácil esse entendimento, e deixar claro as vantagens da adoção desse sistema, listamos abaixo os principais benefícios que uma empresa pode alcançar com o Digital Workplace, confira;
Aumento na produtividade:
Um dos principais benefícios que o modelo de gestão proporcionada por uma Digital Workplace pode trazer para uma empresa é a respeito da produtividade da equipe. Isso porque, com processos bem alinhados, centralizados e unificados, o colaborador conseguirá desempenhar suas atividades com muito mais desenvoltura e autonomia.
Mais visibilidade e mais controle:
Outra grande vantagem que uma Digital Workplace oferece é a possibilidade de aumentar o controle e visibilidade sobre as demandas dos profissionais. Ela permite transformar o ambiente de trabalho muito mais transparente, onde todos conseguem visualizar o status de cada projeto e/ou demandas. Além de ser muito mais fácil priorizar as atividades que precisam ser realizadas, estabelecendo prazos e seus responsáveis. Isso contribui para que os colaboradores tenham muito mais controle sobre suas ações.
Melhor colaboração:
Como foi dito acima, a Digital Workplace não é uma ferramenta de colaboração, apesar disso ela contribui muito para este objetivo. Isso porque, além de simplificar processos internos, esse sistema acaba contribuindo para construção de um ambiente mais interativo e colaborativo, o que torna mais fácil a comunicação entre os funcionários e as equipes.
Melhora na Employee Experience:
Aqui no blog já comentamos como a experiência do colaborador é tão importante como a experiência oferecida aos clientes. E a adoção de uma Digital Workplace pode contribuir muito com esse objetivo. Isso acontece, pois com esses sistemas são desenvolvidos pensando nos desafios diários dos funcionários. Quando os funcionários não precisam ir e voltar entre os diferentes aplicativos apenas para encontrar alguns arquivos importantes, eles podem trabalhar de maneira mais rápida e eficiente, o que melhora a experiência geral do funcionário na empresa.
Como vimos, Digital Workplace é mais do que apenas um nome para um conjunto de aplicativos, ferramentas, software e plataformas em nossas organizações. Vai muito além do elemento 'digital' sozinho. Dessa forma, para que a implementação desse método traga os resultados esperados é fundamental que as empresas olhem além das ferramentas. É preciso ter uma cultura centrada no colaborador, entendendo quais são suas necessidades e particularidades. E aí sim, com essa abordagem unir os recursos tecnológicos que melhor trarão proveitos para a organização.