Por Tiago Porcher - Gerente de produto da Lumis
A Intranet é um dos principais meios de comunicação de uma empresa, talvez o principal em se tratando de comunicação interna. E como qualquer canal, precisa ser construído de modo a ser capaz de evoluir e se adaptar a novas realidades do mercado, mudanças na estratégia ou em necessidades específicas da empresa e também a novas tendências na forma de se estruturar a comunicação com os funcionários, como tendências atuais de intranets sociais e colaborativas.
Além disso, independente de outros fatores externos ou internos, a capacidade de uma intranet de mudar de forma de tempos em tempos garante que ela se mantenha sempre atrativa e com novidades para os colaboradores, evitando o desinteresse por parte desses por conta da mesmice.
[GUIA EXCLUSIVO] POR QUE A SUA EMPRESA PRECISA DE UMA INTRANET
Se, por exemplo, em determinado momento a direção da empresa percebe que existe um grande problema de gestão de conhecimento e decide criar uma iniciativa para que a expertise das diferentes áreas da empresa na condução dos negócios seja registrada e facilmente compartilhada entre todos, a sua intranet será capaz de se adequar para incorporar ou priorizar o acesso a elementos colaborativos como wikis e fóruns e com isso apoiar essa diretriz?
E, mais complicado, caso se deseje que essa iniciativa funcione como uma força tarefa durante um curto período de dois meses para que, logo em seguida, sejam estruturadas comunidades que, por afinidades de conhecimento detectadas a partir da primeira fase, atuarão em diferentes frentes com o objetivo de redesenhar processos e otimizar a operação da empresa? Sua intranet será capaz de rapidamente mudar de forma para apoiar esse planejamento ou estaremos diante de um grande pesadelo para as áreas gestoras?
Para atender a esse tipo de cenário, cada vez mais são implementados ciclos curtos de definição para projetos de intranet, para atender a demandas específicas de forma ágil e mais barata. Cada vez menos são utilizados projetos extensos, com longas e custosas fases de análise e definição que se estendem durante meses, visto que muitas vezes ao final dessas fases as necessidades já mudaram e a intranet pode se tornar obsoleta antes mesmo de nascer.
Uma estratégia cada vez mais popular é a de se começar utilizando uma intranet pré-pronta, que possa rapidamente ser colocada em produção para ser utilizada pelos colaboradores e, sobre feedbacks reais de uso, serem definidas as customizações e evoluções necessárias. Com isso evita-se um esforço grande na definição de funcionalidades que, ao final, acabam não se mostrando necessárias ao mesmo tempo em que necessidades fundamentais podem acabar não sendo percebidas. Esse modo se mostra muito mais assertivo e barato do que se tentar definir uma intranet do zero, puramente no âmbito conceitual. Mas, naturalmente, esse modelo só é adequado se essa base pré-pronta for flexível para permitir que as necessidades identificadas a partir do uso possam ser realizadas com agilidade.
Outro ponto importante para que sua intranet seja capaz de se adequar às mudanças, é que ela seja desenhada de modo que a área gestora possua o máximo de autonomia para mudanças simples, sem depender de um fornecedor externo ou mesmo da área de TI. Além de ser capaz de simplesmente publicar conteúdo com independência, conseguir modificar a arquitetura de informação da intranet, ocultar ou exibir recursos, mudar a diagramação de certas páginas e gerenciar permissões de usuários e grupos são exemplos de mudanças em que a autonomia para os responsáveis pela intranet é altamente desejável para dar agilidade nas mudanças.
Muito se fala sobre a importância de se manter uma característica de dinamismo sobre as iniciativas de intranet mas, na prática, pouco se aplica, e intranets hoje tem uma tendência grande de se tornarem obsoletas em pouco tempo, seja por desatualização de conteúdos, de serviços oferecidos ou de formato, e com isso não agregar o valor que poderiam.
As empresas mais arrojadas nesse sentido, no entanto, já perceberam a importância de evitar esses problemas e programam ciclos regulares de redefinição para sua intranet, que podem ocorrer em maior ou menor profundidade a cada momento. Um erro comum é achar que esse cuidado se restringe a empresas de grande porte. Na verdade, independente do tamanho, é vital que se encare uma intranet como um organismo vivo e que possa estar em constante evolução para se adequar as mudanças do mercado, de necessidades específicas de sua empresa e de tendências de tecnologia e comunicação social. Só assim é possível colher todos os benefícios esperados desse importante canal de comunicação interno.