O ano de 2020 foi desafiador para muitas organizações. A pandemia do coronavírus, que pegou todos de surpresa, fez com que paradigmas fossem quebrados e obrigou a diversas empresas a implantarem o home office. Tendo que se transformar rapidamente para atender às necessidades desse novo cenário, as empresas tiveram que contar cada vez mais com recursos tecnológicos. Afinal, nessa nova realidade, o relacionamento e a confiança entre colaboradores mudou completamente.
Lidar com a administração de equipes de funcionários remotos é um dos grandes desafios, enfrentados pelas organizações, na adoção desse tipo de jornada. É por isso, que a tecnologia foi a grande aliada para superar essas dificuldades. Uma das ferramentas mais utilizadas no auxílio desse desafio é a intranet. Quer saber mais sobre assunto, e descobrir como essa ferramenta é fundamental para empresas que adotam o home office? Então continue conosco, pois é sobre isso que falaremos no artigo de hoje.
Os desafios do Home Office
A adoção do home office pode trazer diversos benefícios para sua organização. Mas para conhecer quais as vantagens que esse modelo é capaz de oferecer, temos que entender o que é, e como realmente funciona o sistema de home office.
Home Office é um sistema de trabalho no qual o funcionário não necessita comparecer diariamente no âmbito da companhia. Por mais que a tradução literal dessas duas palavras signifique trabalho em casa, Home Office não se resume somente a isso. Na verdade, este termo é referente ao espaço alternativo ao escritório da empresa. Portanto, não é necessariamente uma função exercida em casa. Também conhecido como teletrabalho, o conceito de home office é aplicado por aqueles que trabalham em suas próprias casas ou em espaços alternativos, como cafés e locais de coworking.
A modalidade que cresceu muito no país, sobretudo nesse último ano, e é cada dia mais implementada pelas empresas, funciona exatamente como o trabalho convencional, onde o funcionário precisa realizar suas atividades diariamente dentro da instituição. Só que nesse sistema o trabalhador terá a flexibilidade em atuar em locais fora do ambiente da corporação. Normalmente, trata-se de um método usado por profissionais freelances, autônomos ou que atuem em organizações que ofereçam esse tipo de jornada.
Sabendo como funciona o home office, as instituições podem tirar bastante proveito com sua implantação. Ao adotar o sistema, que permite que seus colaboradores atuem remotamente, a organização tende a gerar benefícios tanto para os profissionais, como para seu negócio. Abaixo, listamos as principais vantagens que o trabalho remoto trará para sua corporação, confira:
- Maior produtividade:
Trabalhar em casa não quer dizer improdutividade, muito pelo contrário. Como os colaboradores têm a flexibilidade em atuar de casa, evita que se perca tempo no deslocamento até o local da empresa. Tempo que pode ser utilizado na realização das tarefas do dia a dia, aumentando assim sua produtividade. Além disso, profissionais podem ficar mais concentrados no conforto do lar, pois conseguem personalizar seu próprio ambiente de trabalho e outras preferências. Criando o local perfeito para explorar a sua criatividade e gerir melhor seu tempo, produzindo e concluindo seus afazeres com mais agilidade.
- Redução de gastos:
Adotar uma política de home office é uma oportunidade extremamente benéfica também para as finanças de seu negócio. Com funcionários atuando home office sua empresa irá reduzir custos com energia, água, equipamentos, suprimentos e investimentos em geral com aluguel ou construção de espaços corporativos. O que irá gerar uma grande economia para sua organização.
- Aumento da qualidade de vida dos colaboradores:
Com o home office a qualidade de vida de seus profissionais tende a aumentar. Os mesmos poderão atuar em locais mais tranquilos, evitando o estresse, a insegurança e o desperdício de tempo, causados pelo deslocamento de sua casa até o local de trabalho. Geralmente, os profissionais perdem muito tempo no trajeto até a empresa. Através do home office o funcionário pode usufruir deste tempo para utilizá-lo em afazeres de seu interesse, o que contribui para uma melhor qualidade de vida. Colaboradores mais felizes e satisfeitos produzem mais e são mais empenhados com os resultados da corporação, o que é o desejo de qualquer companhia.
- Retenção de funcionários:
Conseguir reter talentos na organização é um dos grandes desafios das equipes de Recursos Humanos nos dias atuais, e oferecer o home office é uma excelente estratégia para atingir esse objetivo. Como já falamos aqui no blog, os profissionais de hoje em dia buscam cada vez mais flexibilidade em seu dia a dia. Oferecendo o trabalho remoto você conseguirá proporcionar essa flexibilidade para seus colaboradores, e com isso mantê-los altamente motivados em continuar atuando em sua empresa.
Os benefícios da intranet para o home office
Apesar dos benefícios, a prática ainda encontra certa resistência em algumas empresas brasileiras. De fato, para que o home office dê certo em sua companhia é necessário que a cultura organizacional permita que o modelo seja adotado. Além disso, é fundamental que a instituição forneça os recursos tecnológicos necessários para aderir a metodologia.
Um dos argumentos utilizados, por algumas empresas para não adotar o sistema é por conta da dificuldade na qual profissionais remotos têm para se comunicar com os demais colaboradores, bem como o problema para acessar as informações e documentos necessários para o desenvolvimento de suas tarefas diárias. Nesse sentido, o uso de ferramentas colaborativas pode ser a solução do problema. Uma intranet, por exemplo, é uma solução que pode favorecer e tornar o home office cada vez mais viável para as corporações.
Com a plataforma de comunicação interna, sua organização conseguirá manter os colaboradores remotos sempre alinhados com os objetivos da companhia, e por dentro de todas as novidades e comunicados da empresa. Além disso, a ferramenta é capaz de centralizar todos os documentos que os funcionários utilizam em seu dia a dia, tornando assim a produtividade dos colaboradores ainda maior. Abaixo, listamos alguns dos benefícios diretos que a adoção de uma intranet pode gerar para empresas que adotam o home office.
- Facilidade de acesso aos documentos:
A organização de arquivos e documentos pode ser uma dificuldade mesmo com todos os funcionários atuando no mesmo ambiente, com profissionais remotos essa dificuldade será ainda maior. Por isso, possuir um canal onde seja possível reunir todos os documentos, e facilitar o acesso dos profissionais, será um grande benefício para seus colaboradores.
- Centralização de informações:
Oferecer uma ferramenta na qual seja possível centralizar todas as informações da empresa é essencial para profissionais que atuem fora do âmbito da corporação. Em um ambiente de intranet é possível reunir todos os comunicados, avisos, notícias e informações da empresa. O que tornará a comunicação com os colaboradores remotos muito mais assertiva.
- Integração entre colaboradores:
Manter a integração entre funcionários remotos é uma das dificuldades apontadas no home office. Utilizar um ambiente de intranet é uma das maneiras de possuir equipes e profissionais sempre integrados, mesmo à distância.
- Equipe motivada:
Já falamos aqui no blog, sobre como a comunicação interna é essencial para manter profissionais motivados. Tratando-se de profissionais remotos, a CI é ainda mais importante. Para manter seus colaboradores sempre motivados é fundamental estar sempre em contato com os mesmos, e a intranet é um canal ideal para este objetivo.
- Aumento da produtividade:
Com todos os benefícios citados acima a produtividade de seus profissionais será ainda maior. Por isso, se você possui colaboradores que atuam em jornadas flexíveis ou em home office, o uso de uma solução de intranet será essencial para melhorar o desempenho de seus funcionários. A plataforma possui os recursos necessários para aumentar a produtividade da sua equipe.
Como vimos, a utilização da intranet será uma grande aliada para sua empresa na implantação do home office. Através da solução, colaboradores que atuarem fora do âmbito da companhia ficarão sempre atualizados e por dentro de todos os acontecimentos da sua organização. Evitando assim que ocorra uma desmotivação ou distanciamento dos profissionais que não estão no dia a dia da corporação.